Politik vedrørende behandling
    klager

 

Printer Friendly Version


 

"Alle medlemmer af Gerber-koncernen er personligt ansvarlige for at udvise etisk adfærd. Gerbers [executives] og øvrige ledende medarbejdere skal gå foran med et godt eksempel og sikre, at alle medarbejdere lærer og har mulighed for at drøfte, hvordan denne Code anvendes i praksis. Alle er forpligtede til at være på vagt over for forhold, der kan være tegn på ulovlige eller

uetiske handlinger, og til at reagere herpå behørigt og rettidigt for at undgå uhensigtsmæssig og uetisk adfærd."  

— Gerber Scientific, Inc.'s [ Code of Business Conduct and Ethics]

           For at gøre det muligt løbende at opfylde ovennævnte målsætninger, der er et uddrag fra Gerber Scientific, Inc.'s [ Code of Business Conduct and Ethics] , har bestyrelsens [ Audit and Finance Committee] fastlagt følgende procedurer for (1) modtagelse, opbevaring og behandling af klager over regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender samt påståede overtrædelser af Selskabets [ Code of Business Conduct and Ethics] og [ Financial Code of Conduct and Ethics] for [ Chief Executive Officers] og [ Senior Financial Officers] ("Codes") og (2) medarbejderes fortrolige og anonyme angivelse af mistanke om tvivlsomme regnskabsmæssige forhold eller revisionsanliggender. Selskabets [ Audit and Finance Committee] fører tilsyn med behandlingen af klager. Denne politik har til hensigt at supplere de eksisterende Codes.

           Denne politik gælder for alle klager indgivet til Selskabet. Hvis det er praktisk muligt, bør medarbejdere drøfte deres mistanke med ledelsen. Selskabet er dog opmærksom på, at en mistanke i nogle tilfælde kan være af så følsom karakter, at man ikke er tryg ved at gå direkte til ledelsen, men ville have det bedre med at give udtryk herfor på en fortrolig måde. Denne politik er også udformet for at gøre en sådan fortrolig indberetning lettere.

Omfang

           Disse procedurer vedrører alle klager over påståede overtrædelser af Selskabets Codes. I henhold til § 301 i Sarbanes-Oxley Act af 2002 er visse procedurer udformet specifikt med henblik på at behandle klager over regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender, herunder medarbejderes fortrolige, anonyme indgivelse af klager over tvivlsomme regnskabsmæssige forhold eller revisionsanliggender som f.eks.:

  • upassende brug af Selskabets midler,

  • upassende brug af Selskabets ejendom,

  • forsøg på ulovligt at påvirke, tvinge, manipulere eller vildlede en uafhængig registreret revisor, der er beskæftiget med at revidere Selskabets årsregnskab, med henblik på at gøre et sådant årsregnskab væsentligt vildledende,

  • ødelæggelse eller forfalskning af fortegnelser, dokumenter eller genstande med henblik på at vanskeliggøre en forestående eller planlagt revision, gennemgang eller føderal efterforskning,

  • bedrageri eller forsætlige fejl med hensyn til registrering og opretholdelse af Selskabets regnskaber i henhold til almindeligt anerkendte regnskabsprincipper samt de myndighedskrav, der gælder for et multinationalt børsnoteret selskab i USA,

  • fravigelse af kravet om, at der skal aflægges beretning om Selskabets økonomiske situation, driftsresultater eller pengestrømsanalyser, eller

  • manglende overholdelse af Selskabets interne regnskabskontrolsystem.

           Enhver medarbejder i Selskabet kan i god tro indgive en klage vedrørende sådanne regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender eller overtrædelse af Selskabets Codes til Selskabets ledelse uden at frygte afskedigelse eller nogen form for repressalier.

Indgivelse af klager

           Enhver, der har mistanke om overtrædelse af Selskabets Codes og i særdeleshed i relation til regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender, kan indberette deres mistanke på følgende måde:

         Internet: www.ethicspoint.com

         Gerber Gateway (Intranet)

         Telefon [ Confidential Employee Hotline] @ 1-866-ETHICSP (1-866-384-4277)
                        (uden for USA henvises til den særskilte fortegnelse over
                        internationale tele- fonnumre på Selskabets hjemmeside)


         Adresse:  Gerber Scientific, Inc.
                        Office of the General Counsel
                        83 Gerber Road West
                        South Windsor, CT, USA 06074
                        (860)644-1551

                                      eller

                        Gerber Scientific, Inc.
                        Director, Corporate Audit
                        83 Gerber Road West
                        South Windsor, CT, USA 06074
                        (860)644-1551

           Klager kan indgives anonymt eller fortroligt på en af de ovenfor anførte måder bortset fra via Gerbers intranet/netværk, som anvender et firewall-password, der logger aktiviteter på grundlag af computer-ID og adresser på hjemmesider. For at sikre fortrolighed og anonymitet i forbindelse med en indberetning:

  • Bør medarbejdere ikke anvende hjemmesiden www.ethicspoint.com fra Gerber's intranet/netværk, men i stedet bruge en personlig computer eller gøre det uden om internetportalen.

  • Telefonopringninger til [ Confidential Employee Hotline] bør foretages fra en telefon uden for Selskabet.

           [Confidential Employee Hotline] og www.ethicspoint.com er bemandet med uafhængigt, eksternt personale. Indberetninger til www.ethicspoint.com er beskyttet af den seneste krypteringsteknologi, og skærmnavne eller computeradresser registreres eller spores ikke af sælgeren. Sælgeren genererer eller opretholder ingen intern forbindelseslog med IP-adresser, så der findes ingen oplysninger, der forbinder en medarbejders personlige computer med sælgeren. Indberetninger til [ Confidential Employee Hotline] bliver også registreres også i computersystemet af serviceudbyderen.

           Efter indgivelsen af en klage på en af de ovenfor beskrevne eksterne måder, vil den person, der foretager indberetningen, blive bedt om at oprette et password og modtage en indberetningsnøgle genereret af systemet, som begge er nødvendige for at vende tilbage til systemet for at ændre indberetninger eller undersøge, om Selskabet eventuelt har opfølgende spørgsmål eller anmodninger, idet anonymiteten fortsat opretholdes.

           Alle klager indgivet gennem den eksterne serviceudbyder vil blive fremsendt til [ Director of Corporate Audit] , idet de, der ønsker det, kan forblive anonyme. Derudover udarbejder den eksterne udbyder hver måned en redegørelse over modtagne klager til [ Director of Corporate Audit] , [ General Counsel] , formanden for Selskabets bestyrelse og formanden for [ Audit and Finance Committee] . [ Director of Corporate Audit] er udpeget til [ Corporate Compliance Officer] og er ansvarlig for at gennemgå alle klager, uanset hvem der indgiver dem.

Behandling af klager

           Ved modtagelsen af en klage tager [ Director of Corporate Audit] stilling til klagens karakter og behandler den som følger:

  1. Klager over regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender vil blive fremsendt til formanden for [ Audit and Finance Committee] . [ Audit and Finance Committee] kan uddelegere undersøgelsen af klager over regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender til [ General Counsel] , [ Director of Corporate Audit] eller til sådanne personer, som [ Audit and Finance Committee] måtte finde egnede, herunder men ikke begrænset til eksterne advokater og eksterne revisorer. Afgørelser om uddelegering træffes på ad hoc-basis under hensyntagen til klagens karakter og betydning.

  2. Klager over andre forhold vil blive gennemgået af [ Director of Corporate Audit] . Hvis [ Director of Corporate Audit] finder, at klagen vedrører en overtrædelse af Selskabets Codes, vil [ Director of Corporate Audit] lade klagen gå videre til [ General Counsel] , der kan uddelegere undersøgelsen af klagen på samme måde og til samme person(er) som [ Audit and Finance Committee] . [ General Counsel] fører tilsyn med en sådan undersøgelse, medmindre [ Audit and Finance Committee] bestemmer andet. Klager, som af [ Director of Corporate Audit] ikke findes at vedrøre en overtrædelse af Selskabets Codes, vil blive videregivet til den relevante interne afdeling i Selskabet med henblik på en stillingtagen hertil.

           De(n) person(er), der undersøger en klage, underretter i tide [ Audit and Finance Committee] om alle resultater og konklusioner og kommer med forslag til eventuel afhjælpning. Der vil blive iagttaget den højest mulige grad af fortrolighed, i det omfang dette er foreneligt med behovet for at foretage en fyldestgørende gennemgang.

           Der vil blive reageret hurtigt og behørigt, når og hvis dette anbefales i [ Audit and Finance Committee] eller [ General Counsel's] afgørelse. Selskabet vil ikke afskedige, degradere, suspendere, true, chikanere eller på nogen måde diskriminere en medarbejder i dennes ansættelsesforhold som følge af en lovlig handling begået af medarbejderen i forbindelse med dennes (i) godtroende indgivelse af klager over regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender, (ii) godtroende indberetning af en overtrædelse af Selskabets Codes, eller (iii) bestemmelserne i § 806 i Sarbanes-Oxley Act af 2002 vedrørende beskyttelse af medarbejdere i børsnoterede selskaber, der beviser bedrageri.

Indgivelse og opbevaring af klager og efterforskninger

           [ Director of Corporate Audit] registrerer alle klager med oplysninger om modtagelsen, efterforskningen og afgørelsen heraf og udarbejder en periodisk kortfattet redegørelse herom til [ Audit and Finance Committee] . Der opbevares en kopi af klager og registreringen heraf i overensstemmelse med Selskabets politik for dokumentopbevaring.

           Kopier af alle klager sendes efter anmodning til [ Audit and Finance Committee] .

June 2004

  © 2008 Gerber Scientific, Inc. All rights reserved.   
Information Request  ]   [  Site Map ]