|
uetiske handlinger, og
til at reagere herpå behørigt og rettidigt for at undgå
uhensigtsmæssig og uetisk adfærd."
Gerber Scientific,
Inc.'s [ Code of Business
Conduct and Ethics]
For at gøre det muligt løbende at opfylde ovennævnte
målsætninger, der er et uddrag fra Gerber Scientific,
Inc.'s [ Code of Business
Conduct and Ethics] , har
bestyrelsens [ Audit and
Finance Committee] fastlagt
følgende procedurer for (1) modtagelse, opbevaring og
behandling af klager over regnskabsforhold, den interne
regnskabskontrol eller revisionsanliggender samt
påståede overtrædelser af Selskabets
[ Code of Business Conduct and Ethics]
og [ Financial Code of
Conduct and Ethics] for
[ Chief Executive Officers]
og [ Senior Financial
Officers] ("Codes") og (2)
medarbejderes fortrolige og anonyme angivelse af
mistanke om tvivlsomme regnskabsmæssige forhold eller
revisionsanliggender. Selskabets [
Audit and Finance Committee]
fører tilsyn med behandlingen af klager. Denne politik
har til hensigt at supplere de eksisterende Codes. Denne politik gælder for alle klager indgivet til
Selskabet. Hvis det er praktisk muligt, bør medarbejdere
drøfte deres mistanke med ledelsen. Selskabet er dog
opmærksom på, at en mistanke i nogle tilfælde kan være
af så følsom karakter, at man ikke er tryg ved at gå
direkte til ledelsen, men ville have det bedre med at
give udtryk herfor på en fortrolig måde. Denne politik
er også udformet for at gøre en sådan fortrolig
indberetning lettere.
Omfang
Disse procedurer vedrører alle klager over påståede
overtrædelser af Selskabets Codes. I henhold til § 301 i
Sarbanes-Oxley Act af 2002 er visse procedurer udformet
specifikt med henblik på at behandle klager over
regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller
revisionsanliggender, herunder medarbejderes fortrolige,
anonyme indgivelse af klager over tvivlsomme
regnskabsmæssige forhold eller revisionsanliggender som
f.eks.:
-
upassende brug af Selskabets midler,
-
upassende brug af Selskabets ejendom,
-
forsøg på ulovligt at påvirke, tvinge,
manipulere eller vildlede en uafhængig registreret
revisor, der er beskæftiget med at revidere
Selskabets årsregnskab, med henblik på at gøre et
sådant årsregnskab væsentligt vildledende,
-
ødelæggelse eller forfalskning af fortegnelser,
dokumenter eller genstande med henblik på at
vanskeliggøre en forestående eller planlagt
revision, gennemgang eller føderal efterforskning,
-
bedrageri eller forsætlige fejl med hensyn til
registrering og opretholdelse af Selskabets
regnskaber i henhold til almindeligt anerkendte
regnskabsprincipper samt de myndighedskrav, der
gælder for et multinationalt børsnoteret selskab i
USA,
-
fravigelse af kravet om, at der skal aflægges
beretning om Selskabets økonomiske situation,
driftsresultater eller pengestrømsanalyser, eller
-
manglende overholdelse af Selskabets interne
regnskabskontrolsystem.
Enhver medarbejder i Selskabet kan i god tro indgive
en klage vedrørende sådanne regnskabsforhold, den
interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender
eller overtrædelse af Selskabets Codes til Selskabets
ledelse uden at frygte afskedigelse eller nogen form for
repressalier.
Indgivelse af klager
Enhver, der har mistanke om overtrædelse af
Selskabets Codes og i særdeleshed i relation til
regnskabsforhold, den interne regnskabskontrol eller
revisionsanliggender, kan indberette deres mistanke på
følgende måde:
Internet: www.ethicspoint.com
Gerber Gateway (Intranet)
Telefon:
[
Confidential Employee Hotline]
@ 1-866-ETHICSP (1-866-384-4277)
(uden for USA henvises
til den særskilte fortegnelse over
internationale
tele- fonnumre på Selskabets hjemmeside)
Adresse: Gerber Scientific, Inc.
Office of the General Counsel
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
eller
Gerber Scientific, Inc.
Director, Corporate Audit
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
Klager kan indgives anonymt eller fortroligt på en af
de ovenfor anførte måder bortset fra via Gerbers
intranet/netværk, som anvender et firewall-password,
der logger aktiviteter på grundlag af computer-ID og
adresser på hjemmesider. For at sikre fortrolighed og
anonymitet i forbindelse med en indberetning:
[Confidential Employee
Hotline] og
www.ethicspoint.com er bemandet med uafhængigt, eksternt
personale. Indberetninger til www.ethicspoint.com er
beskyttet af den seneste krypteringsteknologi, og
skærmnavne eller computeradresser registreres eller
spores ikke af sælgeren. Sælgeren genererer eller
opretholder ingen intern forbindelseslog med IP-adresser,
så der findes ingen oplysninger, der forbinder en
medarbejders personlige computer med sælgeren.
Indberetninger til [
Confidential Employee Hotline]
bliver også registreres også i computersystemet af
serviceudbyderen.
Efter indgivelsen af en klage på en af de ovenfor
beskrevne eksterne måder, vil den person, der foretager
indberetningen, blive bedt om at oprette et password og
modtage en indberetningsnøgle genereret af systemet, som
begge er nødvendige for at vende tilbage til systemet
for at ændre indberetninger eller undersøge, om
Selskabet eventuelt har opfølgende spørgsmål eller
anmodninger, idet anonymiteten fortsat opretholdes.
Alle klager indgivet gennem den eksterne
serviceudbyder vil blive fremsendt til
[ Director of Corporate Audit]
, idet de, der ønsker det, kan forblive anonyme.
Derudover udarbejder den eksterne udbyder hver måned en
redegørelse over modtagne klager til
[ Director of Corporate Audit]
, [ General Counsel]
, formanden for Selskabets bestyrelse og formanden for
[ Audit and Finance Committee]
. [ Director of Corporate
Audit] er udpeget til
[ Corporate Compliance
Officer] og er ansvarlig for
at gennemgå alle klager, uanset hvem der indgiver dem.
Behandling af klager
Ved modtagelsen af en klage tager
[ Director of Corporate Audit]
stilling til klagens karakter og behandler den som
følger:
-
Klager over regnskabsforhold, den interne
regnskabskontrol eller revisionsanliggender vil
blive fremsendt til formanden for
[ Audit and Finance
Committee] .
[ Audit and Finance
Committee] kan uddelegere
undersøgelsen af klager over regnskabsforhold, den
interne regnskabskontrol eller revisionsanliggender
til [ General Counsel]
, [ Director of Corporate
Audit] eller til sådanne
personer, som [ Audit and
Finance Committee] måtte
finde egnede, herunder men ikke begrænset til
eksterne advokater og eksterne revisorer. Afgørelser
om uddelegering træffes på ad hoc-basis under
hensyntagen til klagens karakter og betydning.
-
Klager over andre forhold vil blive gennemgået
af [ Director of
Corporate Audit] . Hvis
[ Director of Corporate
Audit] finder, at klagen
vedrører en overtrædelse af Selskabets Codes, vil
[ Director of Corporate
Audit] lade klagen gå
videre til [ General
Counsel] , der kan
uddelegere undersøgelsen af klagen på samme måde og
til samme person(er) som [
Audit and Finance Committee]
. [ General Counsel]
fører tilsyn med en sådan undersøgelse, medmindre
[ Audit and Finance
Committee] bestemmer
andet. Klager, som af [
Director of Corporate Audit]
ikke findes at vedrøre en overtrædelse af Selskabets
Codes, vil blive videregivet til den relevante
interne afdeling i Selskabet med henblik på en
stillingtagen hertil.
De(n) person(er), der undersøger en klage,
underretter i tide [ Audit
and Finance Committee] om
alle resultater og konklusioner og kommer med forslag
til eventuel afhjælpning. Der vil blive iagttaget den
højest mulige grad af fortrolighed, i det omfang dette
er foreneligt med behovet for at foretage en
fyldestgørende gennemgang.
Der vil blive reageret hurtigt og behørigt, når og
hvis dette anbefales i [
Audit and Finance Committee]
eller [ General Counsel's]
afgørelse. Selskabet vil ikke afskedige, degradere,
suspendere, true, chikanere eller på nogen måde
diskriminere en medarbejder i dennes ansættelsesforhold
som følge af en lovlig handling begået af medarbejderen
i forbindelse med dennes (i) godtroende indgivelse af
klager over regnskabsforhold, den interne
regnskabskontrol eller revisionsanliggender, (ii)
godtroende indberetning af en overtrædelse af Selskabets
Codes, eller (iii) bestemmelserne i § 806 i
Sarbanes-Oxley Act af 2002 vedrørende beskyttelse af
medarbejdere i børsnoterede selskaber, der beviser
bedrageri.
Indgivelse og opbevaring af klager og
efterforskninger
[ Director of Corporate
Audit] registrerer alle
klager med oplysninger om modtagelsen, efterforskningen
og afgørelsen heraf og udarbejder en periodisk
kortfattet redegørelse herom til [
Audit and Finance Committee]
. Der opbevares en kopi af klager og registreringen
heraf i overensstemmelse med Selskabets politik for
dokumentopbevaring.
Kopier af alle klager sendes efter anmodning til
[ Audit and Finance Committee]
.
June 2004 |