|
d’être
vigilant à des circonstances qui peuvent indiquer un
comportement illégal ou contraire à la morale et d’agir
comme il se doit de manière opportune pour empêcher une
conduite incorrecte. »
—
Code de conduite et d’éthique
commerciales Gerber Scientific, Inc.
Afin de permettre l’application
constante des objectifs ci-dessus extraits du Code de
conduite et d’éthique commerciales de Gerber
Scientific, Inc., le Comité d’audit et des finances du
Conseil d’administration de la Société a mis en place
des procédures pour (1) la réception, la conservation et
le traitement des réclamations concernant des questions
comptables, des contrôles comptables internes ou d’audit
et des suspicions de violations de ce Code et du Code
financier de la Société (désignés collectivement ci-après
par les « Codes ») et (2) la soumission
confidentielle et anonyme par les employés et autres de
préoccupations concernant des questions comptables ou d’audit
discutables. Le Comité d’audit et des finances de la
Société supervisera le traitement de toutes les
réclamations. Cette politique est destinée à compléter
les Codes existants. Cette politique s’applique à toutes
les réclamations soumises à la Société. En pratique,
les employés doivent discuter de leurs préoccupations
avec la direction. Cependant, la Société reconnaît que,
dans des certains cas, vos préoccupations sont si
confidentielles que vous pourriez ne pas vous sentir à l’aide
d’en référer directement à la direction, mais qu’il
serait plus confortable de faire part de vos
préoccupations de manière confidentielle. Cette
politique est également destinée à soumettre vos
rapports de manière confidentielle.
Champ d’application
Ces procédures s’appliquent à toute
réclamation présumant une violation des Codes de la
Société. Conformément à la Section 301 de la loi
Sarbanes-Oxley de 2002, certaines procédures ont été
conçues spécifiquement pour aborder toutes les
réclamations concernant des questions comptables, de
contrôles comptables internes ou d’audit, notamment la
soumission confidentielle et anonyme par les employés de
réclamations concernant des questions comptables ou d’audit
discutables, comme les suivantes :
dépenses abusives des fonds de
la Société ;
utilisation abusive des biens de
la Société ;
toute action pour influencer de
manière frauduleuse, exercer des pressions,
manipuler ou induire en erreur tout comptable public
indépendant ou certifié impliqué dans la
réalisation d’un audit des états financiers de
la Société afin que ces états financiers
induisent en erreur ;
destruction ou altération de
tout dossier, document ou objet tangible dans le but
d’entraver un audit, un examen une ou enquête
fédérale en cours ou envisagé(e) ;
fraude ou erreur délibérée
dans l’enregistrement et la préservation des
dossiers financiers de la Société conformément
aux principes comptables généralement acceptés et
à toutes les exigences réglementaires qui s’appliquent
à une société américaine cotée multinationale ;
écart par rapport à un
reporting complet et équitable de la situation
financière de la Société, des résultats d’activités
ou de cash flows ; ou
non-respect du système de
contrôles comptables internes de la Société.
Tout employé de la Société peut
soumettre une réclamation de bonne foi concernant la
comptabilité, les contrôle comptables internes ou les
audits, ou toute violation des codes de la Société à la
direction de la Société sans crainte de licenciement ou
de représailles de tout genre.
Notification des réclamations
Toute personne préoccupée par une
violation des codes de la Société et, spécifiquement,
toute question comptable, de contrôles comptables
internes ou d’audit, peut faire part de ses
préoccupations comme suit:
Internet: www.ethicspoint.com
Gerber Gateway (Intranet)
Téléphone: Hotline confidentielle pour les
employés @ 1-866-ETHICSP
(1-866-384-4277)
(si vous résidez en dehors des
États-Unis, une liste de numéros
internationaux de
la Hotline confidentielle pour les employés peut
être consultée sur le site Web de la Société)
Mail: Gerber Scientific, Inc.
Office of the General Counsel
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
ou
Gerber Scientific, Inc.
Director, Corporate Audit
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
Les réclamations peuvent être
signalées de manière confidentielle ou anonyme par le
biais de l’une des options ci-dessus à l’exception
de l’Intranet/du réseau Gerber, qui utilise un mot
de passe de pare-feu qui consigne les activités par ID de
l’ordinateur et par adresse de site Web. Pour
garantir la confidentialité et l’anonymat lorsque de l’introduction
d’un rapport :
les employés ne doivent pas
accéder au site Web www.ethicspoint.com depuis l’intranet/le
réseau Gerber, mais plutôt utiliser un ordinateur
personnel ou un portail Internet extérieur.
Les appels téléphoniques à la
Hotline confidentielle pour les employés doivent être
passés depuis l’extérieur de la
Société.
La Hotline confidentielle pour les
employés et le site www.ethicspoint.com sont pris
en charge par des ressources tierces indépendantes. Les
rapports placés sur le site www.ethicspoint.com
sont protégés par la dernière technologie de cryptage
et les pseudonymes ou les adresses d’ordinateur ne sont
pas capturés ou suivis par le fournisseur. Le fournisseur
ne génère ni ne maintient aucun journal de connexion
interne avec des adresses IP, donc aucune information
liant l’ordinateur personnel d’un employé au
fournisseur n’est disponible. Les rapports complétés
par le biais de la Hotline confidentielle pour les
employés seront également introduits dans le système
informatique par le fournisseur de services.
Après avoir complété un rapport à l’aide
de l’une des options tierces décrites ci-dessus, vous
serez invité à créer un mot de passe et vous recevrez
une clé de rapport générée par le système, qui seront
tous les deux nécessaires pour revenir au système tiers
afin de modifier les rapports ou voir si la Société a
des demandes ou des questions de suivi, tout en
préservant l’anonymat.
Toutes les réclamations signalées par
un fournisseur de services tiers seront transmises au
directeur du département d’audit de l’entreprise,
préservant l’anonymat de ceux qui en font la demande.
En outre, le fournisseur tiers proposera un rapport
mensuel de réclamations reçues au directeur du
département d’audit de l’entreprise, au conseiller
juridique, au président du Conseil d’administration de
la Société et au président du Comité d’audit et des
finances du conseil d’administration. Le directeur du
département d’audit de l’entreprise est chargé du
respect des règlements et devra examiner toutes les
réclamations soumises depuis toute source.
Gestion des réclamations
Lors de la réception d’une
réclamation, le directeur du département d’audit de l’entreprise
déterminera la nature de la réclamation et la gérera
comme suit :
-
Les réclamations relatives à des
questions comptables, de contrôles comptables internes
ou d’audit seront transmises au président du Comité
d’audit et des finances. Le Comité d’audit et des
finances peut déléguer l’enquête de réclamations
concernant les questions comptables, de contrôles
comptables internes ou d’audit au conseiller juridique,
au directeur du département d’audit de l’entreprise
ou à d’autres personnes similaires que le Comité d’audit
et des finances juge appropriées, notamment (sans
limitation) des conseillers légaux externes et des
auditeurs externes. Les décisions de délégation
seront prises au cas par cas, en tenant compte de la
nature et de l’importance de la réclamation.
-
Les réclamations relatives à toute
autre question seront examinées par le directeur du
département d’audit de l’entreprise. S’il
détermine que la réclamation concerne une violation
des codes de la Société, le directeur du département
d’audit de l’entreprise transmettra cette
réclamation au conseiller juridique, qui peut
déléguer l’enquête de la réclamation de la même
manière et aux personnes disponibles du Comité d’audit
et des finances. Le conseiller juridique supervisera
toute l’enquête, sauf décision contraire du Comité
d’audit et des finances. Les réclamations qui, selon
le directeur du département d’audit de l’entreprise,
ne concernent pas une violation de ces Codes seront
renvoyées au département interne approprié de la
Société pour résolution.
La ou les personne(s) examinant toute
réclamation feront rapport au Comité d’audit et des
finances de manière opportune de toutes les observations,
conclusions et recommandations de mesures correctives
proposées, le cas échéant. La confidentialité sera
maintenue au mieux, en accord avec la nécessité de
réaliser un examen adéquat.
Des mesures de correction rapides et
appropriées seront prises lorsqu’elles seront
justifiées dans le jugement du Comité d’audit et des
finances ou du conseiller juridique, le cas échéant. La
Société ne licenciera, rétrogradera, suspendra,
menacera, harcèlera ou ne discriminera pas de quelque
manière que ce soit un employé, conformément aux
modalités de son contrat de travail, en raison d’un
acte légal réalisé par l’employé à l’égard de (i)
toute notification de bonne foi de réclamations
concernant des questions comptables, de contrôles
comptables internes ou d’audit, (ii) toute notification
de bonne foi de violation des codes de la Société, ou
(iii) des dispositions de la Section 806 de la loi
Sarbanes-Oxley de 2002 concernant la protection d’employés
d’entreprises cotées frauduleuses.
Reporting et conservation des
réclamations et enquêtes
Le directeur du département d’audit
de l’entreprise tiendra un journal de toutes les
réclamations, suivra leur réception, examen et
résolution et en préparera un résumé périodique pour
le Comité d’audit et des finances. Des copies des
réclamations et de ce journal seront conservées
conformément à la politique de conservation des dossiers
de la Société.
Des copies de toutes les réclamations
seront fournies au Comité d’audit et des finances sur
demande.
June 2004 |
