|
Kodex erlernenund die Möglichkeit haben, diese
zu diskutieren. Jeder ist verpflichtet, aufmerksam auf
Umstände zu achten, die möglicherweise ein Hinweis auf
illegales oder unethisches Verhalten darstellen, und
zielgerichtet und rechtzeitig zu handeln, um nicht
korrektes Verhalten zu verhindern."
—
Gerber Scientific, Inc. Betrieblicher Verhaltens- und Ethik-Kodex
Um eine dauerhafte Umsetzung der
obigen, aus dem Betrieblichen Verhaltens- und
Ethik-Kodex von Gerber Scientific, Inc. entnommenen
Zielsetzungen zu ermöglichen, hat der Revisions- und
Finanzausschuß des Verwaltungsrates der Gesellschaft die
folgenden Prozeduren beschlossen für (1) Entgegennahme,
Aufbewahrung und Umgang mit Beschwerden hinsichtlich
Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder
Revisionsangelegenheiten und behaupteter Verletzungen
des Betrieblichen Verhaltens- und Ethik-Kodex der
Gesellschaft sowie des Verhaltens- und Ethik-Finanzkodex
für Chief Executive Officer und Senior Financial
Officers (die "Kodexe") und (2) das vertrauliche anonyme
Einreichen von Anliegen hinsichtlich fragwürdiger
Rechnungslegungs- oder Revisionsangelegenheiten durch
Mitarbeiter. Der Revisions- und Finanzausschuß der
Gesellschaft überwacht die Bearbeitung sämtlicher
Beschwerden. Die vorliegende Richtlinie soll die
existenten Kodexe ergänzen.
Diese Richtlinie gilt für sämtliche
der Gesellschaft vorgelegten Beschwerden. Soweit
praktikabel sollten Mitarbeiter ihre Sorgen mit dem
Management erörtern, jedoch anerkennt die Gesellschaft,
daß es Gelegenheiten gibt, bei denen Anliegen so heikel
sind, daß Sie sich möglicherweise nicht wohl dabei
fühlen, direkt zum Management zu gehen, sondern sich
wohler fühlen, wenn Sie ihre Bedenken in einer
vertraulichen Weise äußern können. Diese Richtlinie ist
auch dazu bestimmt, solche vertraulichen Meldungen zu
erleichtern.
Anwendungsbereich
Die vorliegenden Verfahren beziehen
sich auf beliebige Beschwerden, bei denen eine
Verletzung der Kodexe der Gesellschaft behauptet wird.
Nach Paragraph 301 des Sarbanes-Oxley Act von 2002
wurden bestimmte Verfahren eigens dafür entwickelt,
sämtliche Beschwerden zu behandeln hinsichtlich
Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder
Revisionsangelegenheiten, einschließlich der
vertraulichen anonymen Vorlage von Beschwerden
hinsichtlich fragwürdiger Rechnungslegungs- oder
Revisionsangelegenheiten durch Mitarbeiter, wie z.B. die
folgenden:
-
unangemessene Ausgabe von Geldmitteln der
Gesellschaft;
-
unangemessene Verwendung des Eigentums der
Gesellschaft;
-
jedwede Maßnahmen, um in betrügerischer Weise
einen unabhängigen oder staatlichen
Wirtschaftsprüfer, der die Bilanzen der Gesellschaft
überprüft, zu beeinflussen, zu nötigen, zu
manipulieren oder in die Irre zu führen, um die
genannten Bilanzen in wesentlicher Hinsicht
irreführend zu gestalten,
-
Vernichten oder Manipulieren jedweder
Aufzeichnungen, Dokumente oder materieller
Gegenstände in der Absicht, eine anhängige oder in
Aussicht genommene Revision, Überprüfung oder ein
bundesstaatliches Ermittlungsverfahren zu behindern,
-
Betrug oder vorsätzlicher Fehler beim
Aufzeichnen und Führen von Finanzaufzeichnungen der
Gesellschaft entsprechend allgemeinen akzeptierten
Rechnungslegungsgrundsätzen und sämtlichen
aufsichtsrechtlichen Erfordernissen, die auf eine
multinational tätige, an der Börse gehandelte US-Gesellschaft
anwendbar sind,
-
Abweichung von vollständiger und angemessener
Darstellung des Finanzstatus der Gesellschaft, des
Betriebsergebnisses oder des Cashflow, oder
-
mangelhafte Einhaltung des Systems interner
Rechnungslegungsprüfungen der Gesellschaft.
Jeder Mitarbeiter der Gesellschaft
ist berechtigt, dem Management der Gesellschaft in gutem
Glauben eine Beschwerde hinsichtlich solcher
Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder
Revisionsangelegenheiten oder einer beliebigen
Verletzung der Kodexe der Gesellschaft ohne Furcht vor
Entlassung oder Vergeltungsaktionen irgendwelcher Art
vorzulegen.
Einreichen von Beschwerden
Jeder, der hinsichtlich beliebiger Verletzungen der
Kodexe der Gesellschaft und insbesondere irgendwelcher
Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen oder
Revisionsangelegenheiten Sorgen hat, kann seine Sorge
wie folgt melden:
Internet: www.ethicspoint.com
Gerber Gateway (Intranet)
Telefon: DVertrauliche Mitarbeiter-Hotline
@ 1-866-ETHICSP (1-866-384-4277)
(Eine Liste
internationaler Nummern für die geschützte
Mitarbeiter-
Hotline kann auf der Website der
Gesellschaft eingesehen werden.)
Mail: Gerber Scientific, Inc.
Office of the General Counsel
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
oder
Gerber Scientific, Inc.
Director, Corporate Audit
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
Klagen können auf einer vertraulichen
oder anonymen Basis über eine beliebige der obigen
Optionen, mit Ausnahme des Gerber-Intranet/Netzes,
gemeldet werden, das ein Firewall-Passwort verwendet,
das die Aktivität nach Computer-ID und Website-Adresse
aufzeichnet. Um Vertraulichkeit und Anonymität beim
Einreichen einer Meldung sicherzustellen:
Die geschützte Mitarbeiter-Hotline
und www.ethicspoint.com werden durch unabhängige
Dritte besetzt. Bei www.ethicspoint.com erfolgte
Meldungen werden durch die neueste
Verschlüsselungstechnik geschützt, und Screennamen oder
Computeradressen werden vom Anbieter nicht erfaßt oder
zurückverfolgt. Der Anbieter generiert und unterhält
keine internen Verbindungsdaten mit IP-Adressen, so daß
keinerlei Informationen existieren, die den privaten
Computer eines Mitarbeiters mit dem Anbieter verbinden.
Meldungen, die unter Verwendung der geschützten
Mitarbeiter-Hotline erfolgen, werden ebenfalls vom
Serviceprovider in das Computersystem eingegeben.
Nach dem Einreichen eines Berichts
unter Verwendung einer der oben beschriebenen externen
Optionen werden Sie ersucht werden, ein Passwort
anzulegen, und einen vom System generierten
Meldeschlüssel erhalten, welche beide benötigt werden,
um erneut auf das externe System Zugriff zu nehmen, um
Meldungen zu ändern oder um zu sehen, ob die Firma
Anschlußfragen hat oder Bitten äußert, wobei nach wie
vor die Anonymität gesichert ist.
Sämtliche Beschwerden, die über den
externen Serviceprovider eingereicht werden, werden an
den Direktor Interne Revision weitergeleitet, wobei die
Anonymität derjenigen, die das wünschen, gewahrt bleibt.
Darüber hinaus liefert der externe Serviceprovider einen
monatlichen Bericht über Beschwerden, die er erhalten
hat, an den Direktor Interne Revision, den Syndikus, den
Vorsitzenden des Verwaltungsrats der Gesellschaft und
den Vorsitzenden des Revisions- und Finanzausschusses
des Vorstandes. Der Direktor Interne Revision wird als
Compliance Officer des Hauptsitzes bezeichnet und ist
für die Überprüfung sämtlicher, aus beliebigen Quellen
stammender Beschwerden zuständig.
Umgang mit Beschwerden
Nach Erhalt einer Beschwerde wird der
Direktor Interne Revision die Art der Beschwerde
feststellen und sie wie folgt bearbeiten:
- Beschwerden hinsichtlich Rechnungslegung,
interner Rechnungslegungsprüfungen oder
Revisionsangelegenheiten werden an den Vorsitzenden
des Revisions- und Finanzausschusses weitergeleitet.
Der Revisions- und Finanzausschuß kann die
Überprüfung von Beschwerden hinsichtlich
Rechnungslegung, interner Rechnungslegungsprüfungen
oder Revisionsangelegenheiten an den Syndikus
(General Counsel), den Direktor Interne Revision
oder die anderen Personen weiterleiten, die nach
Entscheidung des Revisions- und Finanzausschusses
geeignet sind, einschließlich, aber nicht begrenzt
darauf, externe Rechtsberater und externe
Wirtschaftsprüfer. Weitergabeentscheidungen erfolgen
auf einer fallweisen Grundlage unter
Berücksichtigung der Art und der Bedeutung der
Beschwerde.
- Beschwerden hinsichtlich aller anderen
Angelegenheiten werden durch den Direktor Interne
Revision überprüft. Wenn der Direktor Interne
Revision feststellt, daß die Beschwerde sich auf
eine Verletzung der Kodexe der Gesellschaft bezieht,
wird der Direktor Interne Revision diese Beschwerde
an den Syndikus weiterleiten, der die Ermittlung
hinsichtlich der Beschwerde in der gleichen Weise
und an die gleiche(n) Person(en) delegieren kann,
wie sie dem Revisions- und Finanzausschuß zur
Verfügung stehen. Der Syndikus wird jede solche
Ermittlung beaufsichtigen, es sei denn, es würde vom
Revisions- und Finanzausschuß anderes beschlossen.
Beschwerden, bei denen der Direktor Interne Revision
feststellt, daß sie sich nicht auf eine Verletzung
der Kodexe beziehen, werden an die geeignete interne
Abteilung der Gesellschaft zur Lösung verwiesen.
Die Person(en), die Ermittlungen
hinsichtlich einer Beschwerde durchführt(durchführen),
berichtet(berichten) rechtzeitig an den Revisions- und
Finanzausschuß über sämtliche Tatsachen, Feststellungen,
Schlußfolgerungen und gegebenenfalls vorgeschlagenen
Empfehlungen für Abhilfemaßnahmen. Die Vertraulichkeit
wird im vollstmöglichen Umfang gewahrt, soweit dies mit
der Notwendigkeit der Durchführung einer adäquaten
Überprüfung vereinbar ist.
Prompte und zweckdienliche
Korrekturmaßnahmen werden getroffen, wenn und insoweit
als dies nach Einschätzung des Revisions- und
Finanzausschusses bzw. des Syndikus geboten ist. Die
Gesellschaft wird keinen Mitarbeiter aufgrund einer
gesetzeskonformen Handlung seitens des Mitarbeiters
hinsichtlich (i) Meldung in gutem Glauben von
Beschwerden hinsichtlich Rechnungslegung, interner
Rechnungslegungsprüfungen oder Revisionsangelegenheiten,
(ii) Meldung in gutem Glauben beliebiger Verletzungen
der Kodexe der Gesellschaft oder (iii) der Bestimmungen
des Paragraphen 806 des Sarbanes-Oxley Act von 2002
hinsichtlich des Schutzes von Mitarbeitern von an der
Börse gehandelten Gesellschaften, die Beweise für Betrug
liefern, entlassen, degradieren, suspendieren, bedrohen,
belästigen oder in irgendeiner Art und Weise
hinsichtlich der Bedingungen und Bestimmungen seines
Beschäftigungsverhältnisses diskriminieren.
Bericht und Aufbewahrung von
Beschwerden und Ermittlungsunterlagen
Der Direktor Interne Revision führt
ein Verzeichnis sämtlicher Beschwerden mit
Rückverfolgung ihres Erhalts, der Ermittlung und Lösung
und arbeitet darüber einen periodischen summarischen
Bericht für den Revisions- und Finanzausschuß aus.
Kopien der Beschwerden und des genannten Verzeichnisses
werden entsprechend der Richtlinie der Gesellschaft
hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen aufbewahrt.
Kopien sämtlicher Beschwerden werden auf Anfrage dem
Revisions- und Finanzausschuß zur Verfügung gestellt.
June 2004 |