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mantenerse alertos ante circunstancias que puedan indicar un comportamiento ilegal o no-ético y de actuar de la manera oportuna para impedir una conducta indebida." —
Gerber Scientific,Inc. Código de Conducta y Ética Empresarial
Para posibilitar la continua
aplicación de los objetivos mencionados en la cita
extraída del Código de Conducta y Ética Empresarial de
Gerber Scientific,Inc., el Comité de Control y Finanzas
y el Consejo de Administración han establecido los
siguientes procedimientos para (1) el recibo, retención
o tratamiento de quejas relacionadas con la contabilidad,
los controles internos de contabilidad o cuestiones de
auditoría, y violaciones del Código de Conducta y Ética
Empresarial y el Código Financiero de Conducta y Ética
para el Presidente del Consejo de Administración y Altos
Cargos Financieros (los "Códigos"), y (2) la
presentación confidencial y anónima por parte de
empleados de sus preocupaciones relacionadas con asuntos
contables o de auditoría dudosos. El Comité de Control y
Finanzas de la Empresa se ocupará de estudiar todas las
quejas. Estos principios sirven de suplemento de los
Códigos existentes.
Estos principios son aplicables a todas las quejas
presentadas a la Empresa. Si se trata de quejas
prácticas, los empleados deberán discutirlas con su
dirección. De todas formas, la Empresa reconoce que hay
ocasiones en las que uno no se siente a gusto hablando
directamente con un miembro de la dirección y sería más
cómodo poder denunciar las preocupaciones de una manera
confidencial. Esos principios han sido también
elaborados para facilitar esa denuncia confidencial.
ALCANCE
Estos procedimientos se aplicarán a toda queja que
alegue una violación de los Códigos de la Empresa. De
acuerdo con la Sección 301 del Sarbanes-Oxley Act de
2002, algunos procedimientos han sido creados
específicamente para la presentación de toda queja
referente a contabilidad, controles internos de
contabilidad o asuntos de auditoría, incluyendo la
presentación confidencial y anónima por parte de los
empleados de quejas relacionadas asuntos contables o de
auditoría dudosos, como los siguientes ejemplos:
-
Gasto incorrecto de fondos de la Empresa;
-
Uso incorrecto de propiedad de la Empresa;
-
Cualquier acción para influenciar, coaccionar, manipular, o engañar cualquier contable independiente, público o certificado, implicado en la realización de una auditoría de las cuentas financieras de la Empresa para la falsificación de estas cuentas financieras;
-
La destrucción o manipulación de cualquier informe, documento u objeto tangible con la intención de obstruir una auditoría, evaluación o investigación federal pendiente o esperada;
-
Fraude o error intencionado en los informes financieros de la Empresa incumpliendo los principios contables generalmente aceptados y los requerimientos aplicables a una multinacional estadounidense que cotiza en bolsa;
-
Desviación de la presentación plena y fiel de la condición financiera, resultados de operaciones o flujo de caja de la Empresa; o
-
Incumplimiento del sistema de control contable interno de la Empresa.
Todo empleado de la Empresa puede presentar de buena
fe una queja relacionada con la contabilidad, control
interno de contabilidad y asuntos de auditoría, o
cualquier violación de los Códigos de la Empresa, a la
dirección de la Empresa sin miedo al despido o a
represalias de ningún tipo.
PRESENTAR QUEJAS
Todo el que tiene preocupaciones relacionadas con la
violación de los Códigos de la Empresa y,
específicamente, cualquier asunto de contabilidad, de
control contable interno o de auditoría puede comunicar
sus preocupaciones de las siguientes maneras:
Internet: www.ethicspoint.com
Gerber Gateway (Intranet)
Teléfono: Confidential Employee Hotline @ 1-866-ETHICSP (1-866-384-4277)
(En la página web de la Empresa encontrará una lista de numeros
internacionales de la Línea Confidencial para Empleados).
Correo o teléfono: Gerber Scientific, Inc.
Office of the General Counsel
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
or
Gerber Scientific, Inc.
Director, Corporate Audit
83 Gerber Road West
South Windsor, CT, USA 06074
(860)644-1551
Las quejas se pueden poner de forma confidencial y
anónima en cualquiera de las opciones mencionadas,
excepto la opción Gerber Intranet/Network, que usa una
contraseña "firewall" que anota la actividad por
identidad del ordenador y la dirección de la página web.
Para garantizar confidencialidad y anonimato al
presentar un informe:
La Línea Confidencial Para Empleados
y
www.ethicpoint.com
están dotados de recursos de terceros e independientes.
Los informes enviados a
www.ethicspoint.com
están protegidos por codificación de tecnología puntera
y nombres de usuario. El vendedor no genera o mantiene
ninguna conexión interna con direcciones IP, por tanto
no se dispone de ninguna información que relacione el
ordenador personal de un empleado con el vendedor.
Los informes a través de la Línea Confidencial de
Empleados serán también introducidos en el sistema
informático por el servidor de Internet.
Tras presentar un informe utilizando
una de las opciones de terceros descritas anteriormente
se le pedirá de crear una contraseña y recibirá una
clave generada por el sistema, ambas serán necesarias
para volver al sistema de terceros, manteniendo su
anonimato, para enmendar informes o para ver si la
Empresa tiene alguna pregunta o requerimiento
complementario.
Todas las quejas puestas a través del proveedor de
servicios serán reenviadas al Director de Control,
conservando el anonimato de los que así lo desean.
Además, el proveedor de terceros presentará un informe
mensual de quejas recibidas ante el Director de Control,
el Consejo General, el Presidente del Consejo de
Administración de la Empresa, y el Presidente del Comité
de Control y Finanzas del Consejo. El Director de
Control será el responsable de revisar todas las quejas
presentadas por cualquier fuente.
TRATAR QUEJAS
Tras recibir una queja, el Director de Control
determinará su naturaleza y la tratará de la siguiente
manera:
-
Las quejas
relacionadas con contabilidad, control contable interno
o asuntos de auditoría serán reenviadas al Presidente
del Comité de Control y Finanzas. El Comité de Control y
Finanzas puede delegar la investigación de quejas
relacionadas con contabilidad, control contable interno
o asuntos de auditoría en el Consejo General, el
Director de Control u otras personas apropiadas según el
Comité de Control y Finanzas, incluyendo, pero no
limitándose a ello, consejeros legales externos o
auditores externos. Las decisiones se tomarán de una en
una, tomando en consideración la naturaleza y la
importancia de la queja.
-
Las
quejas relacionadas con cualquier otro asunto serán
revisadas por el Director de Control. Si el Director
de Control determina que la queja recae sobre una
violación de los Códigos de la Empresa, el Directo
de Control enviará dicha queja al Consejo General,
que a su vez puede delegar la investigación de la
queja en la(s) misma(s) persona(s) de las que
dispone el Comité de Control y Finanzas. El Consejo
General revisará toda investigación, excepto si el
Comité de Control y Finanzas determina lo contrario.
Las quejas que según el Director de Control no recae
sobre la violación de los Códigos será remitida al
departamento interno apropiado de la Empresa para su
solución.
La(s) persona(s) que investiga(n)
cualquier queja informarán rápidamente el Comité de
Control y Finanzas de todos los hechos, conclusiones y
recomendaciones propuestas. La confidencialidad será
respetada de la forma más extendida posible, de acuerdo
con la necesidad de realizar la evaluación adecuada.
Se tomarán medidas rápidas y
correctivas según la decisión del Comité de Control y
Finanzas, si procede. La Empresa no despedirá,
suspenderá, acosará, amenazará o discriminará al
empleado de ninguna manera en los términos o condiciones
de empleo por ninguna acción legal por parte del
empleado de (i) de beuna fe poner una queja relacionada
con contabilidad, controles contables internos o asuntos
de auditoría, (ii) la denuncia de buena fe de cualquier
violación de los Códigos de la Empresa, o (iii) de lo
dispuesto en Sección 806 del Sarabanes-Oxley Act de 2002
referente a la protección de empleados de empresas que
cotizan en bolsa que aporten pruebas de fraude.
PUESTA Y RETEMCIÓN DE QUEJAS E INVESTIGACIONES
El Director de Control mantendrá un
registro de todas las quejas, con su recibo,
investigación y solución, y preparará un resumen
periódico para el Comité de Control y Finanzas. De
acuerdo con los Principios de Retención de Informes de
la Empresa se guardarán las copias de las quejas y los
registros.
Las copias de todas las quejas serán
facilitadas al Comité de Control y Finanzas si así lo
solicita.
June 2004 |
